Sesdep Deputi 2 Gelar Kegiatan Keterampilan Menulis Formal dan Pengarsipkan

  • Rakor
  • Kamis, 13 Juli 2017

DEPUTI 2 | Jakarta. Deputi Bidang Pengembangan Pemuda melalui kesekretariatannya mengadakan kegiatan Pelatihan Pengembangan SDM Aparatur dan Arsip tentang pelatihan Tata Naskah Nota Dinas, acara yang berlangsung dari tanggal 15-16 Juni 2017 tersebut betempat di Hotel Belleza Permata Hijau Jakarta Selatan.  

Acara diikuti lebih dari 70 orang peserta yang terdiri dari jajaran kedeputian Bidang Pengembangan Pemuda dan narasumber dari kalangan internal dan eksternal, diantaranya dari Kabag Tata Usaha, Kasubag Tata Usaha Menteri serta narasumber dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) dan terakhir dari Universitas Gunadarma.   

Acara dibuka langsung oleh Sekretaris Deputi Bidang Pengembangan Pemuda Drs. Imam Gunawan MAP. Dalam sambutannya, Imam menekankan bahwa pentingnya penguasaan keterampilan menulis formal sebagai bagian upaya untuk meningkatkan tata kelola dan kualitas kinerja terlebih pada institusi birokrasi di tuntut untuk selalu tertib administrasi.   

“Kegiatan acara ini (pelatihan Tata Naskah Nota Dinas-red) sangat penting diadakan selain sebagai sarana menggali potensi diri bagi peserta yang hadir  dalam hal menulis formal dan juga sebagai sarana tukar pikiran dan pengalaman khususnya bagi staf dan jajaran di kedeputian Bidang Pengembangan Pemuda, kegiatan ini juga nantinya di maksudkan untuk menunjang tata kelola dan kinerja pegawai hal lainnya adalah untuk memperdalam keterampilan menulis formal terlebih dalam Institusi Birokrasi agar tercipta tertib administrasi kedepannya”.  

Kegiatan ini juga turut mensosialisasikan Permenpora No. 32 Tahun 2017 tentang Tata Naskah Dinas di Kemenpora, dan pembekalan wawasan dan keterampilan pengelolaan tata naskah dinas dan pengarsipan yang dipaparkan langsung oleh Kepala Bagian Tata Usaha Drs. Toni Poniman, menurutnya pengarsipan dan persuratan yang baik sangat penting untuk membantu meminimalisir resiko permasalahan, seperti kesalahan penataan arsip yang sering terjadi, dimana file arsip adalah bagian dari administrasi. Selain itu juga tertib administrasi akan mencerminkan kinerja dan kewibawaan sebuah instansi.  

“Pengarsipan dan persuratan bagus dan baik sangat penting kiranya untuk membantu meminimalisir dampak dari resiko-resiko kesalahan pengadministrasian pada saat pengimputan, dan penyimpanan, dan tertib adminsitrasi juga akan berdampak pada kewibawaan adminsitrasi” 

Anton Asfihani S.S. Selaku Kasubag Tata Usaha Menteri, lebih menekankan pada aspek teknis persuratan, diantaranya perlunya ketelitian dalam penulisan serta pembuat konsep secara matang sebelum menuliskan atau melakukan pegetikan surat dengan maksud dan tujuan serta penulisan yang jelas dan terarah agar mencermikan profesionalisme dalam bekerja.  

“Sangat penting untuk di tekankan bahwa perlunya kroscek berulang pada saat proses pembuatan surat tersebut sebelum surat terebut di kirim ke unit yang akan dituju atau kepada pejabat terkait, kroscek mutlak di perlukan dalam rangka mengurangi kesalahan serta perlunya pembuatan konsep surat yang matang sebelum surat tersebut dibuat atau diketik, diantaranya arah, maksud dan penulisan yang jelas agar terlihat lebih professional”.  

Turut hadir pada acara tersebut perwakilan dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia) Dr. Azmi sebagai narasumber eksternal yang dalam paparannya menyampaian bahwa pengelolaan Arsip dinamis di Instansi meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan harus memenuhi azas efisien, efektif, sistematis dan akuntabel sehingga dapat menunjang kinerja Instansi Kementerian. “Bagusnya dan idealnya pengelolaan Arsip haruslah dinamis disetiap Instansi, filling atau pengarsipan meliputi penciptaan, penggunaan, pemeliharaan dan penyusutan harus memenuhi azas Efisien, Efektif dan Sistematis serta akuntabel sehingga dapat menunjang kinerja Instansi Kementerian sesuai dengan perkembangannya”.  

Hal senada disampaikan dari Tim Gunadharma Andreas S.Kom. sebagai narsum lainnya tentang Tata Naskah Nota Dinas, dalam penyampaianya mengingatkan bahwa sejalan dengan perkembangan teknologi informasi persuratan dan pengarsipan maka idealnya tata naskah dinas dan pengarsipan haruslah Lesspaper, Timelines dan Safety maka di perulan adanya dukungan perangkat media teknologi informasi.  

“Seiring perkembangan teknologi informasi maka tata naskah nota dinas harus Lesppaper, Timeline dan Safety untuk itu maka diperlukan adanya dukungan dari semua pihak utamanya adanya ketersediaan perangkat teknologi sebagai penunjang”  Andreas menambahkan.  

Dipenghujung penyampaian oleh beberapa narasumber pelatihan diakhiri dengan sosialisasi dan mempraktikan kembali tentang cara-cara penggunaan Aplikasi SIMAYA, aplikasi penting yang dikhususkan untuk persuratan sebagai bagian untuk meningkatkan kinerja dan mempermudah pengarsipan. (Roro/Salim)